KVKK Veri Sahibi Başvuru Formu ve Politikalar

Veri sorumlusu: Doç. Dr. Berkay Akmaz
Faaliyet adı: Doç. Dr. Berkay Akmaz Muayenehanesi
İnternet sitesi: https://drberkayakmaz.com
Yayın ve güncelleme tarihi: 22.08.2026

BÖLÜM 1. KVKK VERİ SAHİBİ BAŞVURU FORMU

1. Başvurunun amacı

Bu form, ilgili kişilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“KVKK”) 11. maddesindeki haklarına ilişkin taleplerini veri sorumlusu Doç. Dr. Berkay Akmaz’a iletebilmeleri için düzenlenmiştir.

Formun kullanılması zorunlu değildir. KVKK ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de belirtilen zorunlu bilgileri içeren başvurular, aşağıda açıklanan yöntemlerle ayrıca yapılabilir.

2. Veri sorumlusu ve başvuru kanalları

• Veri sorumlusu: Doç. Dr. Berkay Akmaz
• Faaliyet adı: Doç. Dr. Berkay Akmaz Muayenehanesi
• Yazılı başvuru adresi: Kültür Mahallesi, Talatpaşa Bulvarı No:4/A, Alsancak, Konak/İzmir
• E-posta: berkayakmaz@hotmail.com
• Bilgi telefonu: +90 547 917 11 37

Başvurular aşağıdaki yöntemlerden biriyle yapılabilir:

1. İmzalı başvurunun yukarıdaki adrese bizzat teslim edilmesi veya posta ya da noter aracılığıyla gönderilmesi.
2. Güvenli elektronik imza veya mobil imza kullanılarak hazırlanan başvurunun yukarıdaki e-posta adresine gönderilmesi.
3. Muayenehaneye daha önce bildirilmiş ve Muayenehane kayıtlarında yer alan e-posta adresi kullanılarak yukarıdaki e-posta adresine başvurulması.
4. İnternet sitesinde ilgili kişi başvurularına özel, kimlik doğrulaması ve güvenli veri iletimi sağlayan bir başvuru sistemi kullanıma sunulmuşsa bu sistem üzerinden başvurulması.

Posta zarfına veya e-posta konu bölümüne “KVKK İlgili Kişi Başvurusu” yazılması değerlendirme sürecinin hızlandırılması açısından önerilir. Telefon hattı bilgi alma amacıyla kullanılabilir. Telefon görüşmesi, tek başına yazılı başvuru yöntemlerinin yerine geçmez.

3. Başvuranın kimlik ve iletişim bilgileri

Ad, soyad, ilgili vatandaşlık durumuna uygun kimlik bilgisi, tebligata esas adres ve talep konusu başvuruda bulunmalıdır. Yazılı başvuru ayrıca imzalanmalıdır. Başkasını temsilen başvuru yapıldığında temsil yetkisini gösteren belge talep edilebilir. Başvurunun değerlendirilmesi için gerekli olmayan kimlik fotokopileri, sağlık raporları ve diğer belgeler gönderilmemelidir. Belge ibrazı zorunluysa ilgisiz bilgiler uygun şekilde kapatılabilir.

4. Kullanılmak istenen haklar

Aşağıdaki taleplerden uygun olanlar işaretlenebilir:

Kişisel verilerimin işlenip işlenmediğini öğrenmek istiyorum.

Kişisel verilerim işlenmişse buna ilişkin bilgi talep ediyorum.

Kişisel verilerimin işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenmek istiyorum.

Kişisel verilerimin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenmek istiyorum.

Eksik veya yanlış işlenmiş kişisel verilerimin düzeltilmesini istiyorum.

KVKK’nın 7. maddesindeki şartlar oluşmuşsa kişisel verilerimin silinmesini veya yok edilmesini istiyorum.

Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin kişisel verilerimin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini istiyorum.

Kişisel verilerimin yalnızca otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucunda aleyhime ortaya çıkan sonuca itiraz ediyorum.

Kişisel verilerimin hukuka aykırı işlenmesi nedeniyle uğradığım zararın giderilmesini talep ediyorum.

Talep konusu ve açıklaması:

[Talebinizi, hangi bilgi veya kayda ilişkin olduğunu ve varsa ilgili tarih aralığını açıkça yazınız. Başvurunun değerlendirilmesi için gerekli olmayan sağlık ayrıntılarını paylaşmayınız.]

Varsa ekler:

[Yalnızca talebin değerlendirilmesi veya temsil yetkisinin doğrulanması için gerekli belgeleri belirtiniz.]

5. Başvuranın beyanı

Bu başvuruda yer verdiğim bilgilerin kimliğimin doğrulanması, başvurumun değerlendirilmesi, talebimin sonuçlandırılması ve tarafıma yanıt verilmesi amaçlarıyla işleneceği konusunda bilgilendirildim.

6. Başvuru verilerine ilişkin aydınlatma

Bu form aracılığıyla işlenen kimlik, iletişim, temsil ve talep bilgileri, başvurunun ilgili kişiye ait olduğunun doğrulanması, talebin incelenmesi, yasal sürede cevaplanması, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve başvuru sürecinin gerektiğinde ispatlanması amaçlarıyla işlenir.

Başvuruya ilişkin kişisel veriler, işleme faaliyetinin niteliğine göre KVKK’nın 5/2-ç maddesindeki hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi ve 5/2-e maddesindeki bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması hukuki sebeplerine dayanılarak işlenir. Başvurunun incelenmesi için sağlık verisinin değerlendirilmesi zorunluysa yalnızca gerekli olan veriler, KVKK’nın 6/3-d maddesinde düzenlenen bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması şartı kapsamında ve sır saklama yükümlülüğü gözetilerek işlenir.

Başvuru bilgileri, gerekli olduğu ölçüde yetkili çalışanlara, hukuki danışmanlara, yetkili idari veya adli mercilere ve başvurunun güvenli şekilde iletilmesini sağlayan hizmet sağlayıcılara aktarılabilir. Bu form bir açık rıza metni değildir. Başvuru yapılması, reklam, pazarlama, zorunlu olmayan çerezler veya başka bir veri işleme faaliyeti için açık rıza verildiği anlamına gelmez.

İnternet sitesinde elektronik başvuru mekanizması kullanılması halinde T.C. kimlik numarası, sağlık bilgileri ve başvuru ekleri reklam, analiz veya yeniden hedefleme araçlarına aktarılmaz. Başvuru alanları güvenli bağlantı, erişim yetkilendirmesi ve uygun teknik önlemlerle korunur.

7. Başvurunun değerlendirilmesi

Başvurular, talebin niteliğine göre mümkün olan en kısa sürede ve her halde başvurunun veri sorumlusuna ulaştığı tarihten itibaren en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır. Başvuru kural olarak ücretsizdir. İşlemin ayrıca maliyet gerektirmesi halinde yalnızca Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen yürürlükteki tarifeye göre ücret talep edilebilir.

Talebin güvenli biçimde sonuçlandırılması için gerekli ve ölçülü olmak kaydıyla ek kimlik doğrulaması veya başvuruya ilişkin açıklama istenebilir. Başvurunun reddedilmesi halinde ret gerekçesi ilgili kişiye bildirilir.

Başvurunun reddedilmesi, verilen yanıtın yetersiz bulunması veya süresinde yanıt verilmemesi halinde ilgili kişi, cevabı öğrendiği tarihten itibaren 30 gün ve her halde başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kuruluna şikayette bulunabilir.

BÖLÜM 2. KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

1. Amaç, kapsam ve dayanak

Bu Politika, Doç. Dr. Berkay Akmaz Muayenehanesi tarafından işlenen kişisel verilerin hukuka uygun ve gerekli süre boyunca saklanmasını, saklama sebepleri ortadan kalktığında silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini düzenler.

Politika; hastalara, potansiyel hastalara, hasta yakınlarına, refakatçilere, yasal temsilcilere, ziyaretçilere, internet sitesi kullanıcılarına, başvuru sahiplerine, çalışanlara ve hizmet sağlayıcılarla ilgili gerçek kişilere ait verileri kapsar.

Politika; KVKK, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik, Kişisel Sağlık Verileri Hakkında Yönetmelik, sağlık mevzuatı, vergi mevzuatı, iş ve sosyal güvenlik mevzuatı ile uygulanabilen diğer düzenlemeler esas alınarak hazırlanmıştır. Her kayıt türü bakımından mevzuattaki zorunlu saklama süreleri öncelikle uygulanır.

2. Tanımlar

• Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgidir.
• Özel nitelikli kişisel veri: Sağlık bilgileri dahil, KVKK’nın 6. maddesinde özel korumaya tabi tutulan kişisel verilerdir.
• Kayıt ortamı: Kişisel verinin işlendiği, saklandığı veya yedeklendiği fiziksel ya da elektronik ortamdır.
• Silme: Verinin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve yeniden kullanılamaz hale getirilmesidir.
• Yok etme: Verinin hiç kimse tarafından erişilemez, geri getirilemez ve yeniden kullanılamaz hale getirilmesidir.
• Anonim hale getirme: Verinin başka bilgilerle eşleştirilse dahi belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek duruma getirilmesidir. Verinin yalnızca takma adla gösterilmesi veya maskeleme yapılması, tek başına anonimleştirme sayılmaz.
• Periyodik imha: Saklama şartları ortadan kalkan verilerin önceden belirlenmiş ve tekrarlanan aralıklarla silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesidir.

3. Veri sorumlusu ve kayıt ortamları

Bu Politika kapsamındaki veri sorumlusu Doç. Dr. Berkay Akmaz’dır. Başvuru ve iletişim bilgileri bu sayfanın birinci bölümünde yer almaktadır.

Kişisel veriler, gerçekleştirilen işleme bağlı olarak aşağıdaki ortamlarda bulunabilir:

• Basılı hasta dosyaları, muayene kayıtları, onamlar, makbuzlar, yazışmalar ve kilitli arşivler.
• Muayenehane bilgisayarları, yetkilendirilmiş mobil cihazlar, hasta ve randevu uygulamaları ile elektronik kayıt sistemleri.
• İnternet sitesi barındırma altyapısı, iletişim ve başvuru formları, teknik güvenlik kayıtları ve çerez yönetim sistemleri.
• E-posta, telefon, SMS ve kullanılması halinde mesajlaşma uygulamaları.
• Ortak alan güvenlik kamerası kayıt sistemleri.
• Yerel veya çevrim içi yedekleme ortamları ile yalnızca gerekli olması halinde yetkilendirilmiş kamu ve sağlık bilgi sistemleri.

Yurt dışına erişim sağlayan bir hizmet altyapısının kullanılması halinde KVKK’nın 9. maddesindeki aktarım şartları ayrıca değerlendirilir. Bu Politikada bir kayıt ortamının sayılmış olması, ilgili hizmetin bütün veri kategorileri için kullanıldığı anlamına gelmez.

4. Saklamayı gerektiren hukuki ve operasyonel nedenler

Kişisel veriler yalnızca belirli, açık ve meşru amaçlar için ve gerekli olduğu süre boyunca saklanır. Saklama nedenleri şunlardır:

• Randevu, muayene, göz sağlığı değerlendirmesi, teşhis, tedavi, kontrol ve hasta takibi süreçlerinin yürütülmesi.
• Sağlık hizmetine ilişkin dosya, onam, rapor, reçete, bildirim ve kayıt yükümlülüklerinin yerine getirilmesi.
• Vergi, muhasebe, ödeme, iş, sosyal güvenlik ve diğer yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi.
• İlgili kişi taleplerinin, şikayetlerin ve resmi kurum başvurularının değerlendirilmesi.
• Muayenehane, ziyaretçi ve bilgi sistemleri güvenliğinin sağlanması.
• Uyuşmazlıkların çözümlenmesi, hukuki hakların tesisi, kullanılması veya korunması.
• Açık rızaya dayalı bir işlem varsa rızanın ve geri alma taleplerinin yönetilmesi.

Sağlık verileri, özellikle KVKK’nın 6/3-f maddesi kapsamında sır saklama yükümlülüğü altındaki kişilerce tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi amacıyla işlenir. Somut faaliyete göre kanunlarda açıkça öngörülme, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması ya da gerekli olması halinde ayrı ve belirli açık rıza gibi diğer uygun hukuki sebepler ayrıca değerlendirilir.

5. İmhayı gerektiren nedenler

Kişisel veriler aşağıdaki hallerde, yürürlükteki saklama yükümlülükleri ve hukuki haklar saklı kalmak üzere silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir:

• Verinin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren mevzuat hükmünün uygulanabilirliğini yitirmesi.
• İşleme amacının gerçekleşmesi, ortadan kalkması veya verinin artık gerekli olmaması.
• Yasal ya da bu Politikada belirlenen azami saklama süresinin dolması.
• İşleme yalnızca açık rızaya dayanıyorsa rızanın geri alınması ve başka bir hukuki sebebin bulunmaması.
• İlgili kişinin silme veya yok etme başvurusunun hukuka uygun bulunması.
• Kişisel Verileri Koruma Kurulu, mahkeme veya yetkili bir makam tarafından imha yönünde bağlayıcı karar verilmesi.

Tıbbi kayıtların silinmesi talebi, sağlık mevzuatındaki kayıt yükümlülükleri, hasta güvenliği, devam eden tedavi ihtiyacı ve uygulanabilir hukuki süreler dikkate alınarak değerlendirilir. Saklamayı gerektiren hukuki sebep devam ediyorsa kayıt hemen silinmez. İlgili kişiye gerekçeli bilgi verilir ve veri yalnızca gerekli amaçla erişime açık tutulur.

6. Saklama ve imha süreleri

Aşağıdaki süreler kayıt türü için uygulanacak temel kuralları gösterir. Mevzuatta zorunlu bir süre belirlenmişse o süre uygulanır. Sayısal olarak belirtilen 30 günlük, altı aylık ve bir yıllık operasyonel süreler Muayenehanenin kendi azami saklama tercihidir. Bu süreler bütün sağlık kuruluşları için geçerli yasal saklama süreleri olarak yorumlanmamalıdır.

Bir dava, inceleme, denetim, güvenlik olayı veya bağlayıcı resmi talep nedeniyle saklanması gereken veriler için imha geçici olarak durdurulabilir. Bu durumda veri kapsamı en aza indirilir, erişim sınırlandırılır ve saklama gerekliliği her periyodik imha döneminde yeniden değerlendirilir.

7. Teknik ve idari güvenlik önlemleri

Kişisel verilerin güvenli saklanması ve hukuka aykırı erişimin önlenmesi için faaliyetin niteliğine uygun aşağıdaki tedbirler uygulanır:

• Hasta dosyaları ve basılı kayıtlar, yalnızca yetkili kişilerin ulaşabileceği kapalı alanlarda ve mümkün olduğunda kilitli dolaplarda saklanır.
• Elektronik sistemlerde erişim yetkileri görev tanımına göre sınırlandırılır. Güçlü parola, uygun olduğunda çok aşamalı doğrulama ve erişim kayıtları kullanılır.
• İnternet sitesi formları güvenli bağlantı üzerinden çalıştırılır. Kimlik ve sağlık bilgileri reklam veya analiz araçlarının erişimine açılmaz.
• İşletim sistemleri ve uygulamalar güncel tutulur. Uygun güvenlik yazılımları, yedekleme ve veri aktarım güvenliği tedbirleri kullanılır.
• Sağlık verilerine yalnızca hekim, sır saklama yükümlülüğü altındaki yetkili sağlık personeli ve görevi gereği erişmesi zorunlu kişiler ulaşabilir.
• Muayene odalarında, tuvaletlerde ve özel hayatın gizliliğini ihlal edecek alanlarda kamera kaydı yapılmaz. Güvenlik kameraları ortak alanla sınırlıdır ve ses kaydı alınmaz.
• Çalışanlar ve hizmet sağlayıcılar gizlilik, veri güvenliği, saklama süresi ve imha yükümlülükleri hakkında bilgilendirilir.
• Barındırma, yazılım, muhasebe, yedekleme ve benzeri hizmet sağlayıcıların erişimleri yazılı talimat, gizlilik ve gerekli güvenlik yükümlülükleriyle sınırlandırılır.
• Veri ihlali şüphesi halinde erişimler sınırlandırılır, olay incelenir ve gerekli bildirimler ilgili mevzuata göre değerlendirilir.

8. Silme, yok etme ve anonimleştirme yöntemleri

Elektronik veriler: Uygulama ve veritabanı kayıtları silinir, kullanıcı erişimleri kaldırılır, ilgili dosyalar güvenli şekilde silinir ve gerektiğinde kriptografik imha veya üzerine yazma yöntemleri uygulanır. Hizmet sağlayıcıda bulunan kopyaların silinmesi talep edilir. Yedekler kendi güvenli imha döngülerinde temizlenir.

Basılı kayıtlar: Belgeler kağıt öğütücüyle okunamayacak şekilde parçalanır veya gizlilik yükümlülüğü altındaki yetkili bir hizmet sağlayıcı aracılığıyla güvenli biçimde imha edilir. Tıbbi belgeler normal atık olarak açık şekilde bırakılmaz.

Fiziksel kayıt ortamları: Disk, taşınabilir bellek, kamera kayıt cihazı ve benzeri ortamlar güvenli üzerine yazma, uygun teknik yöntemlerle veri silme veya geri getirilemeyecek fiziksel tahrip yöntemlerinden biri kullanılarak imha edilir.

Anonimleştirme: Kimlik bilgileri kaldırılır ve gerektiğinde toplulaştırma, genelleştirme veya veri azaltma uygulanır. Bir kaydın başka bilgilerle eşleştirilerek yeniden kişiyle ilişkilendirilmesi mümkünse veri anonim kabul edilmez.

İmha işlemleri, veri kategorisi, işlem tarihi, uygulanan yöntem, sorumlu kişi ve işlem sonucu belirtilerek kayıt altına alınır. İmha kaydına silinen sağlık bilgisinin ayrıntısı yazılmaz. Bu kayıtlar en az üç yıl saklanır.

9. Görev ve sorumluluklar

10. Periyodik imha ve ilgili kişi talepleri

Muayenehanede periyodik imha işlemleri her yıl ocak ve temmuz aylarında yapılır. İki periyodik imha arasındaki süre altı ayı geçemez. İşleme şartları ortadan kalkan kişisel veriler, en geç yükümlülüğün doğmasını izleyen ilk periyodik imha döneminde silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Otomatik silme süresi daha kısa olan kayıtlar kendi süresinde imha edilir.

İlgili kişinin silme veya yok etme talebi, bütün işleme şartlarının ortadan kalkmış olması halinde en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır ve başvuru sahibine bilgi verilir. Veri üçüncü kişilere aktarılmışsa gerekli bildirim yapılır ve mevzuata uygun işlem yürütülür. Saklama için geçerli bir hukuki sebep devam ediyorsa talep gerekçesi açıklanarak reddedilebilir.

11. Yürürlük, gözden geçirme ve değişiklikler

Bu Politika 22.08.2026 tarihinde yürürlüğe girer. Mevzuatın değişmesi, yeni veri işleme faaliyeti başlaması, kullanılan sistemlerin farklılaşması veya saklama sürelerinin güncellenmesi halinde yeniden değerlendirilir. Güncel metin https://drberkayakmaz.com adresinde yayımlanır.